内部控制系统

内部控制系统

内部统制系统整备的基本方针

学校法人亚细亚学园（以下简称“本公司”）于2025年3月19日理事会，就建立确保理事职务履行符合法令及亚细亚学校法人亚细亚学园捐赠活动法（以下简称“捐赠活动”）的体制，以及确保事业正当开展，决定了以下本公司的基本方针。
内部控制制度如下：
（1）为推进内部控制，应任命内部控制推进经理（以下简称“推进经理”）。推广经理将担任专务理事。
（2）推进经理将通过审查内部控制的建立和运行情况并努力改进来促进内部控制的推进。
 
1. 业务运营管理体系
（一）理事会应当依照法律、捐赠活动和章程的规定，定期或者不定期召开会议，对公司业务执行中涉及的重大事项进行审议，并听取评议员会的意见，对理事业务执行情况进行监督。
（2）依据《捐赠活动》及《亚细亚学园捐赠活动法章程》，明确理事会及评议员会的职责、权限及结构，合理运作理事会及评议员会。
（3）依据《部门职责权限规定》，明确各执行业务的理事的职责，确保业务的正确、迅速开展。
（4）明确职责分工和决策权限，确保理事、教职员工等履行职责的适当性，增强业务运作的敏捷、有效和高效。
（5）理事会、评议员会等重要会议记录及理事履行职务时有关的其他资料，将依照《捐赠活动》及《文件处理规定》等规定妥善制作、保存及管理。
（6）设置独立于业务执行机构的内部审计办公室，定期审计各业务部门的职责执行情况，确保业务运营的适当性和效率。
 
2. 风险管理体系
（1）关于风险管理，我们将建立一套体系和《学校法人亚细亚学园风险管理条例》，明确职责和权限、风险评估方法、风险应对方法等。
（2）学校法人亚细亚学园个人信息保护规定》、《个人编号及特定个人信息处理规定》等，保护并妥善管理个人信息。
（3）与业务活动有关的风险，由业务主管部门依照法律、法规和公司规章制度自主管理。
（4）风险管理委员会对风险进行监督和管理，内部审计办公室根据需要进行审计，确保重大风险得到妥善管理而无遗漏，并将审计结果报告给理事长。
（5）对公司经营管理可能产生重大影响的重大风险，应当由风险管理委员会进行讨论，必要时决定采取必要措施等，并向理事会报告。
（6）为应对灾害、事故等紧急状况，建立应对组织、信息通讯系统等规定，并进行持续教育和定期训练。
（7）关于研究活动，为了通过内部检查功能确保研究经费的正确核算，防止研究不端行为，并保护知识产权，大学将制定规章制度并采取必要措施。
（8）风险管理委员会每年识别、评审与业务执行相关的风险，并向理事会报告结果。理事会负责监督风险管理体系。
 
3. 合规体系
（1）为了加强干事及教职员工遵守法令、《捐赠活动》及法人规章，以坚定的伦理观念开展事业活动的组织文化，特制定《学校法人亚细亚学园推进规则》。
（2）为进一步加强公司干事干部和职工的思想政治教育，切实提高公司干事和职工的思想政治教育水平，防止和制止违法犯罪行为，公司将持续组织开展党员和职工的思想政治教育活动。
（3）我们将设置一条常设举报热线，允许组织内部和外部进行匿名咨询，以防止不当行为的发生，并推行迅速调查和纠正的体制。任何人均不会因为进行合规咨询或者向举报热线或监察举报违规行为而遭受不利待遇。
（4）内部审计办公室从合规性角度对教职工履行职责的情况进行审计，并向理事长和监察报告审计结果。理事长应根据审计结果采取必要的改进措施。
（5）合规推进委员会若发现任何违反法令或捐赠活动行为的情况，将依据《学校法人亚细亚学园合规推进规定》及时掌握情况，并毫不拖延地向理事会报告，同时也会同外部专家采取适当应对措施。
 
4. 建立审计环境（确保监察审计工作适当性的制度）
（1）监察应当依据监察条例的规定，公平、公正地监察。
（2）监察通过出席理事会、评议员会等重要会议，以及检查、审查、质询重要文件，对理事及其他人员履行职务行为的合法性、适当性进行审计。
（3）监察应当对理事会关于建立内部控制制度的决议、决定的恰当性进行审计。
（4）监察应当对信息保存、管理制度和信息披露制度进行审计，包括重要文件和信息的准备、保存、管理和披露情况。
（5）为协助监察履行职责，应监察的要求，可指派独立的助理人员。
（6）助理人员应当按照监察的指示和命令，协助监察履行职责，不得接受监察以外任何人就此类职责的指示或命令。对于有关助理人员的调动、人事考核、纪律处分，将尊重监察的意见。
（7）助理人员将陪同监察出席理事会、评议员会等重要会议以及与理事长的定期会议。
（八）理事、教职员发现任何可能对本公司造成重大损害的事实，或有违反法律、法规、《捐赠活动》或其他规定的行为时，应立即向理事长、专务理事及监察报告。
（9）理事、教职员工等不得因向监察提出举报而怀有不正当意图而受到不利待遇。
（10）当监察要求报告履行职务的情况等时，理事和教职员工应及时答复。
（11）理事长应定期与监察面，就业务的实施和活动的健康开展交换意见，加深相互的理解。
（12）监察向公司提出预付或偿还与履行其职责有关的费用，或者向债权人支付债务的请求时，公司应当及时予以批准，除非公司能够证明有关费用或债务对于监察履行其职责而言并非必要的。
 
5. 本政策的修改与废止
如果需要修改本政策，将由理事会决议修改。

学校法人亚细亚学园内部控制系统的结构